Jak dostosować sklep na WordPress do RODO ?

Wprowadzenie Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO) w 2018 roku przyniosło wiele zmian w sposobie gromadzenia i przetwarzania danych osobowych użytkowników. Właściciele sklepów internetowych opartych na WordPressie zmuszeni są do dostosowania swoich serwisów do nowych regulacji. W tym obszernym artykule przedstawimy krok po kroku, jak przystosować sklep na WordPressie do wymogów RODO, aby zapewnić pełną zgodność z przepisami i uniknąć wysokich kar.
Zrozumienie istoty RODO
RODO (ang. GDPR – General Data Protection Regulation) to zbiór przepisów prawnych obowiązujących na terenie całej Unii Europejskiej, które regulują kwestie związane z ochroną danych osobowych użytkowników. Rozporządzenie to nakłada na przedsiębiorców, w tym właścicieli sklepów internetowych, obowiązek informowania klientów o tym, jakie dane są zbierane, w jakim celu i jak są przetwarzane. Ponadto, RODO zapewnia użytkownikom możliwość wglądu, modyfikacji oraz usunięcia ich danych osobowych z bazy danych firmy.
Kogo obejmuje RODO? – Sklep na WordPress
Przepisy RODO dotyczą każdego przedsiębiorcy, który świadczy usługi dla osób fizycznych (konsumentów) na terenie Unii Europejskiej. Innymi słowy, jeśli prowadzisz sklep na WordPress i obsługujesz klientów indywidualnych z krajów UE, musisz dostosować swój serwis do wymogów RODO.
Zmiany w regulaminie i zgodach marketingowych

Jednym z kluczowych obszarów, które wymagają modyfikacji w celu dostosowania sklepu na WordPressie do RODO, jest regulamin serwisu oraz zgody marketingowe. Oto najważniejsze zmiany, które należy wprowadzić:
Regulamin – Sklep na WordPress
Zaktualizowany regulamin powinien zawierać następujące informacje:
- Rodzaje zbieranych danych osobowych
- Dane identyfikacyjne administratora danych (właściciela sklepu)
- Cele, w jakich zbierane są dane osobowe
- Informacje o możliwości i sposobie usunięcia oraz modyfikacji danych osobowych przez użytkownika
- Procedura zgłaszania naruszeń ochrony danych osobowych
- Informacje o segmentacji użytkowników (jeśli ma zastosowanie)
Warto pamiętać, że regulamin musi być napisany prostym, zrozumiałym językiem, bez skomplikowanych zwrotów prawniczych. Zaleca się skonsultowanie nowej treści regulaminu z prawnikiem, aby upewnić się, że spełnia on wszystkie wymagania RODO.
Zgody marketingowe
RODO wprowadza istotne zmiany w zakresie zbierania zgód marketingowych. Oto najważniejsze zasady, które należy wdrożyć:
- Zgoda na przetwarzanie danych osobowych i zgoda marketingowa muszą być rozdzielone i nieobligatoryjne.
- Nie można stosować opcji „Zaznacz wszystkie zgody” – użytkownik musi świadomie i indywidualnie zaakceptować każdą zgodę.
- Zgody nie mogą być domyślnie zaznaczone – użytkownik musi podjąć aktywną decyzję o ich zaakceptowaniu.
- Treść zgód powinna być sformułowana w sposób zrozumiały dla przeciętnego użytkownika.
Zasada „privacy by default” – zbieranie tylko niezbędnych danych

RODO wprowadza zasadę „privacy by default”, która oznacza, że można zbierać wyłącznie te dane osobowe, które są niezbędne do realizacji usługi lub transakcji. Nie wolno gromadzić danych „na zapas” lub w sposób nieuzasadniony.
Przykładowo, jeśli prowadzisz sklep na WordPress i zbierasz dane do wysyłki newslettera, nie powinieneś wymagać podania kodu pocztowego, chyba że jest to informacja niezbędna do świadczenia Twoich usług (np. ze względu na zróżnicowaną ofertę w zależności od regionu).
Przetwarzanie danych osobowych przez firmy trzecie
W przypadku korzystania z usług firm zewnętrznych, które przetwarzają dane osobowe Twoich klientów (np. dostawcy systemów płatności, firm hostingowych, agencji marketingowych), musisz zawrzeć z nimi umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych. Umowa ta określa zasady i sposoby przetwarzania powierzonych danych przez podmiot zewnętrzny.
W tym kontekście warto wyjaśnić różnicę między administratorem danych a podmiotem przetwarzającym:
- Administrator danych (np. właściciel sklepu internetowego) decyduje o celach i sposobach przetwarzania danych osobowych.
- Podmiot przetwarzający nie decyduje o celach i środkach przetwarzania danych, lecz realizuje to zadanie na podstawie umowy z administratorem danych.
Rejestr naruszeń ochrony danych osobowych
RODO nakłada na przedsiębiorców obowiązek prowadzenia rejestru naruszeń ochrony danych osobowych. W rejestrze tym należy odnotowywać wszelkie incydenty naruszające bezpieczeństwo danych osobowych, takie jak wycieki, kradzieże czy nieuprawniony dostęp do danych.
W przypadku wystąpienia naruszenia, właściciel sklepu ma obowiązek zgłosić ten fakt do organu nadzorczego (w Polsce jest to Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych) oraz poinformować o nim poszkodowanych użytkowników w ciągu 72 godzin od wykrycia incydentu.
Inspektor Ochrony Danych Osobowych (IOD)
Zatrudnienie lub wyznaczenie Inspektora Ochrony Danych Osobowych (IOD) nie jest obowiązkowe dla większości sklepów internetowych. Wymóg ten dotyczy przede wszystkim organizacji publicznych, firm specjalizujących się w przetwarzaniu danych osobowych oraz przedsiębiorstw przetwarzających dane wrażliwe (np. dotyczące stanu zdrowia).
Jednak warto rozważyć zatrudnienie IOD, zwłaszcza w przypadku większych sklepów internetowych, ponieważ może to ułatwić zapewnienie zgodności z RODO oraz zminimalizować ryzyko naruszeń.
Konsekwencje i kary za nieprzestrzeganie RODO
Nieprzestrzeganie przepisów RODO może skutkować nałożeniem surowych kar finansowych przez organy nadzorcze. Maksymalna kara może wynieść nawet 20 milionów euro lub 4% całkowitego rocznego światowego obrotu przedsiębiorstwa z poprzedniego roku obrotowego – w zależności od tego, która kwota jest wyższa.
Dlatego tak ważne jest, aby właściciele sklepów internetowych na WordPressie podjęli odpowiednie kroki w celu dostosowania swoich serwisów do wymogów RODO. Zapewni to nie tylko zgodność z przepisami, ale także ochroni dane osobowe klientów i zminimalizuje ryzyko potencjalnych kar.
Sklep na WordPress RODO podsumowanie i kolejne kroki

Dostosowanie sklepu na WordPressie do RODO może wydawać się złożonym i czasochłonnym procesem, ale jest to kluczowe dla zapewnienia bezpieczeństwa danych osobowych Twoich klientów oraz uniknięcia wysokich kar finansowych.
Pamiętaj, że dostosowanie sklepu do RODO to proces ciągły, a nie jednorazowe działanie. Regularnie monitoruj zmiany w przepisach i aktualizuj swoje procedury w razie potrzeby.
Jeśli masz jakiekolwiek pytania lub wątpliwości dotyczące wdrażania RODO w Twoim sklepie na WordPressie, skonsultuj się z prawnikiem lub specjalistą ds. ochrony danych osobowych. Zapewni to pełną zgodność z przepisami i ochroni Twój biznes przed potencjalnymi konsekwencjami.